Reguli de baza ale etichetei in afaceri

Detaliile conteaza poate mai mult decat in orice alta situatie atunci cand vine vorba despre codul bunelor maniere. Iar eticheta in afaceri inseamna mai mult decat "cei sapte ani de acasa", de la a sti cum si cand sa iti dai cartea de vizita pana la a te descurca onorabil atunci cand pur si simplu nu iti amintesti numele interlocutorului.

Cum facem prezentarile si in ce ordine

Atititudinea cantareste greu in crearea "primei impresii": un zambet fortat se vede cu usurinta, la fel si cuvintele de politete schimbate mecanic. Naturaletei si sinceritatii momentului prezentarilor li se adauga si cateva norme mai "tehnice" ale etichetei. "Pe langa obisnuinta de a ne rosti numele, functia si afilierea la o anumita organizatie, prezentarile in lumea afacerilor transmit un mesaj de respect si reflecta modul in care persoana care initiaza acest lucru vede statutul celeilalte persoane pe care o prezinta", am aflat de la Ema Grigore, consultant & trainer Achieveglobal (Intersource Romania). Ea isi aminteste: "nici acum nu pot uita o intamplare petrecuta in activitatea de consultanta. Am intrat in biroul unui client, un director de vanzari, impreuna cu colegul meu, mai in varsta decat mine dar care facea parte din echipa de proiect pe care o conduceam. Directorul de vanzari s-a ridicat in picioare, a trecut pe langa mine, s-a dus la colegul meu si i-a strans mana calduros. Toate acestea se intamplau in timp ce noi abia apucasem sa salutam iar colegul meu se pregatea sa ma prezinte in calitate de manager de proiect". Prin urmare cel mai important lucru despre prezentari este sa le initiem. Daca nu reusim sa facem acest lucru putem cauza jena si disconfort. In afaceri prezentarile sunt influentate de putere si ierarhie; se prezinta inferiorul - superiorului iar persoana care prezinta pe cineva are de spus doua nume: intai pe al superiorului (client, sef, director), ulterior pe al inferiorului (subaltern, asistent, s.a.m.d).

Strangerea de mana si salutul

Salutul fizic acceptat ce poate insoti prezentarea este strangerea de mana. "Pupatul a aparut in arena afacerilor datorita femeilor si a produs mai multa confuzie decat orice aspect al etichetei masculine sau feminine. Barbatii si femeile trebuie tratati egal in afaceri: nu poti sa dai mana cu unii si sa-i pupi pe altii", declara Ema Grigore. Ea spune ca femeile ar trebui sa invete sa-si salute chiar si prietenii buni cu o strangere de mana, daca nu vor sa emita semnale confuze. "Printre altele, eticheta sociala spune ca femeia este cea care va intinde mana mai intai. Mai exista insa si femei care pot fi surprinse daca un barbat le intinde mana! In afaceri, nu conteaza cine intinde mana primul, dar cel care preia controlul situatiei va raspunde si de aceasta initiativa", arata consultantul de la Achieveglobal.

Inmanarea cartii de vizita

Cartea de vizita este prima treapta a construirii identitatii unei companii. Daca lucrezi in domeniul artelor sau in mass-media, poti da frau imaginatiei in designul acesteia, insa pentru majoritatea industriilor, este indicat stilul clasic, cu dimensiunile standard pentru a avea loc intr-un port - card (altfel risca sa ajunga intr-un sertar sau la cosul de gunoi si nimeni nu isi doreste acest lucru). "Cartea de vizita se ofera direct in mainile interlocutorului, sau se asaza pe birou, in fata acestuia. Cartea de vizita a interlocutorului se primeste multumind pentru aceasta, cu o atitudine pozitiva, cercetand pentru cateva secunde continutul sau, zambind si pastrand contactul vizual cu interlocutorul", am aflat de la Decebal Leonard Marin, Managing Partner Corporate Dynamics International. El atrage atentia ca momentul in care se inmaneaza cartea de vizita trebuie ales cu tact si este legat de felul in care decurge discutia, de senioritatea si de momentul in care ceilalti interlocutori isi prezinta cartile de vizita. In cazul lipsei acesteia, persoana in cauza trebuie sa se scuze elegant, si in cel mai scurt timp, direct, prin e-mail sau prin posta sa o trimita interlocutorului.

Cum retinem numele corect

Pentru multi dintre noi, a tine minte numele interlocutorului poate deveni o problema, ceea ce aduce un moment de jena si frustrare, pentru ca nu stim cum ne putem adresa in continuare. Ema Grigore explica: "asta ni se intampla pentru ca in momentul prezentarii suntem preocupati de ce spunem noi, de cum ne comportam si ce vrem sa transmitem. Putem depasi aceasta dificultate transferand toata atentia noastra si concentrarea pe interlocutor. Cand nu iti amintesti un nume, admite acest lucru pentru ca nu poti continua dialogul nestiind cu cine discuti". Poti spune: "Imi amintesc cu placere ca ne-am cunoscut, vreti sa imi repetati numele dumneavoastra?". Daca iti amintesti un subiect discutat cu persoana respectiva, poti mentiona acest lucru: "Imi amintesc ca am discutat despre bugetul campaniilor promotionale insa numele dumneavoastra mi-a disparut din memorie. Mi-l puteti reaminti va rog?".

Eticheta gesturilor si a dialogului

Este important sa stim sa gestionam distanta fizica fata de interlocutor: atunci cand discutia nu se face cu interpunerea unui birou intre vorbitori, este necesara asigurarea unei distante minime de confort, care in Romania este de aproximativ 80 - 100cm. "Respectul fata de sine, dar si eticheta de afaceri cer folosirea pronumelui de politete cand ne adresam persoanelor de fata dar si cand mentionam persoane care nu se afla de fata in momentul vorbirii. Facuta cu politete si eleganta, trecerea la 'tu' exprima dorinta de a usura comunicarea intre parti si este recomandabil sa fie facuta de catre persoana ce are un oarecare ascendent asupra interlocutorului: client vs. furnizor, senior vs. junior, persoana in varsta vs. tanar, doamna vs. domn. Trecerea la 'tu' se face numai dupa solicitarea permisiunii si obtinerea acordului pentru aceasta", precizeaza Decebal Leonard Marin.

Utilizarea telefonului mobil

Telefonul mobil, e-mail-ul sau faxul sunt parte din ceea ce se poate numi "terenul minat al etichetei in afaceri". De cate ori ti se intampla sa promiti ca vei reveni cu un telefon si, cu toate acestea nu intotdeauna reusesti sa te tii de cuvant? Daca ai un apel nepreluat sau daca o persoana asteapta telefonul tau, nu uita sa o suni chiar daca nu ii poti da inca raspunsul sau informatiile asteptate. Dar aceasta este numai una dintre rigorile etichetei utilizarii telefonului mobil. Decebal Leonard Marin spune ca "din motive de impact si eficienta, convorbirile telefonice de afaceri, atat cele de pe mobil cat si cele de pe liniile fixe trebuie de obicei reduse la strictul necesar pentru situatia in cauza. La fel ca si in cazul mesajelor sms, cele lasate in casuta vocala trebuie sa fie scurte si la obiect si intotdeauna semnate".

Ce trebuie sa stii inainte de a apasa butonul "Trimite"

Gandeste-te, inainte de a trimite un e-mail, la numeroasele mesaje pe care le-ai primit ce aveau ca subiect un cuvant mult prea generic, gen "Buna". Evita sa faci si tu aceeasi greseala: specifica, in mailul pe care il trimiti, un subiect cat mai clar. Cand raspunzi la o intrebare, copiaza solicitarea care ti-a fost trimisa si in dreptul ei adauga comentariul tau. Nu da un simplu reply dar nici nu trimite un mesaj care sa contina doar raspunsul tau: un "da" sau "nu" sec poate crea confuzii. Decebal Leonard Marin explica: "e-mailul respecta cateva reguli de baza: adresare personalizata, formula de salut si de incheiere corespunzatoare statutului si relatiei dintre destinatar si expeditor. Prezenta datelor de contact reprezinta un semn de politete dar si o necesitate pentru lamuriri suplimentare sau rezolvarea in timp util a eventualelor neintelegeri. In cazul unui prim mesaj de prezentare, marcarea ca 'foarte important' a acestuia reprezinta un semn de lipsa de politete ce reduce de asemenea gradul de acceptare. Trimiterea unor mesaje sau atasamente cu glume trebuie facuta cu decenta si discernamant, iar in cazul unor persoane cu care inca nu suntem intr-o relatie foarte apropiata numai dupa ce am cerut permisiunea acestora. Chiar si in cazul acceptului, trimiterea unor astfel de mesaje cu o frecventa zilnica mare intr-o perioada indelungata de timp poate duce la schimbarea parerii despre competenta partenerului de afaceri."

Criteriile dupa care ne alegem vestimentatia

Este mult mai riscant sa te imbraci prea sport, dand impresia de lipsa de profesionalism sau respect, decat sa alegi o tinuta poate prea formala pentru o anumita ocazie - intotdeauna aceasta va comunica respect fata de sine si fata de ceilalti. Daca exista cea mai mica sansa ca intr-o zi sa ai o intalnire de afaceri, alege din garderoba ta o tinuta "business". Ema Grigore arata criteriile care stau la baza alegerilor vestimentare si intrebarile "ajutatoare" in cazul fiecaruia: profesia practicata sau tipul afacerii ("Avand in vedere compania la care lucrez m-am imbracat potrivit?", "Ce impresie vreau sa produc asupra colegilor si managerului meu?"), ocazia ("Ce impresie vreau sa produc asupra partenerilor de afaceri? Ce pot purta la aceasta ora din zi?"), silueta si caracteristicile fizice ("Imi vine bine?", "Ce anume vreau sa ascund si ce vreau sa scot in evidenta din infatisarea mea?"), varsta ("Imi accentuez sau diminuez varsta reala?", "Cum ma vor percepe ceilalti?") stilul propriu ("Mi se potriveste acest stil?", "Este stilul meu adecvat companiei si ocaziei?"). Alte trei lucruri de care trebuie tinut cont in alegerea hainelor sunt vremea ("M-am imbracat potrivit pentru acest anotimp?", "Daca ploua sau exista riscul sa imi murdaresc hainele pot remedia acest neajuns?"), moda ("Ma avantajeaza moda actuala?", "Ce port este cu adevarat la moda sau e un capriciu?") si gradul de formalism ("La aceasta reuniune cum este potrivit sa ma imbrac?", "Ce accesorii sunt potrivite pentru aceasta ocazie?").

Alegerea accesoriilor

Alaturi de tinuta si modul in care ne prezentam in fata celorlalti, accesoriile pot completa sau infirma imaginea dorita de fiecare dintre noi. "Culoarea si calitatea lacului de unghii, calitatea ciorapilor, discretia si calitatea parfumului, modul in care femeile isi scot in evidenta sau isi ascund anumite trasaturi prin machiaj, numarul si calitatea bijuteriilor precum si modul in care acestea completeaza personalitatea femeii de afaceri sunt factori care in timp pot accelera sau incetini succesul", spune Decebal Leonard Marin. El arata si importanta accesoriilor pentru barbati in sublinierea statutului acestora: pantofii impecabili, asortarea sosetelor, calitatea si modelul camasii si a cravatei, calitatea butonilor si modelul ceasului de mana, folosirea acului de cravata, parfumul, alegerea unui port-card din piele, dimensiunea si modelul gentilor de afaceri, telefonul mobil si nu in ultimul rand modelul masinii.

Secrete pentru eticheta la reuniuni de afaceri

Reuniunile de afaceri sunt o buna ocazie pentru a cunoaste potentiali colaboratori sau pur si simplu de a purta o discutie din care sa rezulte idei utile activitatii tale profesionale. Cu port-cardul intr-o mana si cealalta pregatita pentru a te prezenta, nu uita sa saluti organizatorii cand intri in incapere si sa te prezinti vecinilor, la masa, incercand sa stai langa cineva pe care nu l-ai cunoscut pana atunci. Aminteste-ti sa treci platourile mai departe si spune "va rog" si "va multumesc" de fiecare data cand este nevoie.

sursa: www.life-care.yolasite.com